Как привести порядок в делах и ничего не забывать

Лариса_Мила_в Счастье (41)

Я люблю всё планировать. Очень люблю вести разные списки дел, у меня всегда была куча ежедневников и блокнотов. До рождения Милы я просто интуитивно всё это делала. А вот когда она родилась, я поняла, что мне жизненно необходимо научиться делать несколько дел одновременно, использовать все возможности тайм менеджмента. Именно тогда я стала читать подобную литературу. Но так получилось, что некоторые свои задумки так и не удалось привести в жизнь.

В какой-то момент я поняла, что мне не хорошо. Я стала разбираться, что же со мной не так, и поняла, что меня просто «душат» все мои недоделанные когда-то дела. Все мои «хвосты» застряли где-то у меня в голове. И хотя я не думала о них каждый день, они всё равно поедали меня. Порой у меня освобождалось свободное время, а я не знала, как его использовать, я не знала, с чего начать, ведь так много всего, и всё хочется сделать прям сразу. Когда я осознала, что мне плохо от того, что у меня много долгов, невыполненных дел, и я не знаю, как их структурировать, я подумала, что нужно срочно решать эту проблему. А решить её можно только путём фиксирования ВСЕХ своих дел и приведения их к одной понятной системе.

Так как у меня уже был опыт чтения литературы по тайм менеджменту (в дальнейшем просто ТМ), но ни одна система не подошла мне полностью вся, я решила, что создам свою личную систему ТМ и подстрою все свои имеющиеся знания конкретно под себя. Самое сложное было — начать, потому что и дел, и знаний было много, и их нужно было привести к одному знаменателю.

Так как я писала этот пост не за один раз, то мне показалось разумным разбить его по смыслу на 2 части. В первой,теоритической, я расскажу о том, как привела все свои мысли, мечты желания в одну систему. А во второй, технической, я раскрою вам все секреты, как и с помощью чего я систематизировала так свои дела, чтобы ничего не забывать.

Теоретическая часть

Я решила упорядочить все свои дела, мысли, идеи, задумки, исходя из дедуктивного метода, то есть «от общего к частному». Итак, для начала я определила 8 основных целей на следующий год. Не желаний и мечт, а именно целей. Они отличаются тем, что желания и мечты — это лишь наши задумки, а цели — это то, к чему ты стремишься в итоге. Цели конкретны, они результатоориентированные. Сначала я не правильно сформулировала свои цели. Как я это поняла? Очень просто! Я просто всё откладывала и откладывала их достижение. Для меня это был сигнал. Я ещё раз села и всё обдумала. И пришла к выводу, что те цели, которые я отметила для себя, они совсем и не цели-то. Это просто шаги к достижению целей. А цели должны мотивировать и вдохновлять. Не буду ходить вокруг да около, а приведу конкретный пример. Я поставила себе цель – изучить wordpress и понять, как рисовать свои шаблоны для блогов, в частности для wordpress. Но меня это совсем не вдохновляло. Как конечную цель я прописала – нарисовать первый шаблон для блога и установить его на wordpress. Чем не цель, вполне себе. Очень конкретная, без “воды”, только суть. Но не то что-то, чувствуете? А потом до меня дошло, что по сути само знание без его применения не даёт мне ничего. Ну и что, что я узнаю, как темы рисовать? Что из этого? Не умела и жила прекрасно! И я стала думать. И поняла, что целью для меня является не само обучение рисованию тем, а покупка к примеру красивой детской мебели в комнату Миле, о которой я мечтаю с детства. Вот это действительно вдохновляющая цель. Когда я думаю о том, что на свои деньги куплю Милке ту мебель, о которой сама когда-то мечтала, я просто не могу дождаться вечера, чтобы усесться рисовать темы для блогов. Так я пересмотрела все свои цели и оставила лишь самые вдохновляющие.

Итак, сначала идут самые крупные цели на весь год вперёд. Имея неудачный опыт в прошлые разы, когда я ставила для себя просто неподъёмные цели на год, я пришла к выводу, что 7-8 целей из разных сфер жизни вполне достаточно. Тут действительно важно не перестараться и не напланировать слишком много. Я выбрала парочку крупных, связанных с большими проектами. Пару целей у меня связано со здоровьем и спортом. Одна касается Милы. Мне кажется, важен баланс, чтобы не только рабочие моменты мы улучшали, но также не забывали и про семью, друзей, отношения с людьми и наши хобби, конечно же. Для каждой цели я написала deadline, то есть когда цель должна быть выполнена.

Затем, исходя из целей на год, я составила цели на первые месяц. Некоторые мои годовые цели возможно начать осуществлять только во второй половине года, например, вождение автомобиля. Поэтому на ближайшие 5 месяцев я не трогаю эту цель вообще.

Когда я прописала все цели на ближайший месяц, я сделала тоже самое для недели. У некоторых гуру ТМ есть мысль о том, чтобы отставить лишь цели на год, месяц и каждый день, минуя неделю. Но мне оказалось сложно без недельного планирования. Поэтому я его оставила.

И напоследок, каждое утро я планирую свой день, сначала заглянув в свои 8 главных целей года, потом быстренько пробежавшись глазами, что нужно сделать в этом месяце. И уже взяв недельные цели, которые выглядят скорее не как цели, а как небольшие шажки по достижению цели, я планирую свой день.

Тут я хочу заметить, что годовые цели и цели месяца, недели и даже дня отличаются друг от друга. Я бы сказала так: цели на год – это то, что вас вдохновляет, это ваша мечта, только немного подкорректированная и результатоориентированная. А всё остальное – это лишь шаги к её выполнению, сначала более крупные, которые вы дробите на более мелкие шажки. У Глеба Архангельского, гуру российского ТМ, есть такое определение крупной цели – “слон”. А мелкие шажки к поеданию слона – бифштексы. Таким образом делим слона на маленькие порции бифштекса.

Итак, подводя итоги всему вышесказанному, я составила цели на:

год —— месяц —— неделя —– день

Но помимо моих целей у меня есть какие-то рутинные дела, которые нужно делать изо дня в день, из недели в неделю. Они очень мелкие, какие-то само собой разумеющиеся, как чистка зубов. И я их выполняю без любого приложения и напоминания. А есть дела, которые желательно бы делать каждый день, тратя на это 5 минут, чем копить их и в конце недели тратить целый час. Это касается уборки дома в моём случае. Есть также дела на перспективу. Если я не буду каждую неделю делать питательные маски на лицо, тогда через 5-10 лет я буду вся в морщинах. Я этого совершенно не хочу, поэтому весь уход за собой, кроме чистки зубов, я занесла в рутинные дела.

Для начала я взяла лист бумаги и записала туда все-все-все свои рутинные дела, которые я совершаю постоянно. Какие-то каждый день, какие-то раз в неделю. Также те, которые нужно сделать всего раз в месяц. У меня получился немаленький список таких дел.

Когда самая сложная часть с делами была закончена, у меня немного прояснилось в голове. Я стала чётче понимать, к чему конкретному я стремлюсь, а что нужно делать изо дня в день. Но дальше у меня возник вопрос, как все это организовать таким образом, чтобы я ничего не забыла и не мучилась от того, что всё держу в своей голове.

Я поняла для себя, что не могу работать с бумажными ежедневниками. Какими бы хорошими они ни были, всё равно ни один ежедневник не удовлетворяет мои требования ТМ. Исходя из опыта прошлых лет, я поняла для себя, что постоянно переношу дела туда-сюда. В какой-то момент мне это надоедает, и я просто забрасываю его вести, снова копя разные долги, мучаясь от того, что все задумки у меня в голове. Поэтому я решила, что больше не буду вести бумажные ежедневники, хотя я просто обожаю всё бумажное, я испытываю кайф от того, что пишу все ручкой. Поэтому я выбрала для себя в качестве планера мобильное приложение.

Техническая часть

Evernote

Все свои цели на год я записала в приложении Evernote. О его возможностях я расскажу вам в следующих постах. Это приложение доступно мне и на телефоне, и на компьютере, значит, я всегда буду в курсе того, к чему я стремлюсь.

Календарь в телефоне

У меня Iphone 5s, и в нём есть стандартный календарь. Его я использую для жёстких фиксированных к определённому времени встреч. Например, если я договариваюсь с родителями о встрече в четверг 3 декабря  в 19:00, я обязательно создам событие в своём календаре на эту дату и это конкретное время.

Мне удобно вести календарь для таких событий вместо приложения GTD (система в ТМ – getting things done), потому что этот календарь мы делим вместе с моим мужем Артёмом. Это значит, что все события, которые каким-то образом коснутся и Артёма (он будет на них присутствовать или же ему нужно будет побыть с Милой в это время), я добавлю в наш общий домашний календарь. Таким образом, это событие отразится и в календаре Артёма, и он будет заранее оповещён о том, что меня в это время не будет или я буду занята. Таким же образом Артём поступает со своими делами и встречами, о которых мне нужно знать.

doit_4

В календаре отдельным цветом будут подсвечиваться наши общие дела из домашнего календаря. Дела, которые внёс Артём, выделяются другим цветом. Цвета, кстати, можно настроить при создании календарей.

Приложение doit.im

Выше я рассказала вам о том, что не могу эффективно пользоваться бумажными планерами, поэтому я стала искать для себя мобильное приложение. Сейчас на рынке есть куча приложений по системе Getting Things Done. В своё время я перепробовала кучу из них. Какие-то были бесплатные, какие-то даже платные. Но ни одно приложение не подходило под мои запросы.

О приложении doit.im я впервые услышала от Ани Всехсвятской. Я скачала его без особой надежды на то, что мне понравится, ведь уже столько всего было испробовано. А тут выстрелило! Отличное приложение для того, что привести все ваши дела и задачи в порядок.

Как я уже написала, я взяла и выписала все такие рутинные дела, которые мне нужно делать постоянно. И записала их в приложение, поставив для каждого такого дела свою периодичность. Например, вещи вечером я раскладываю по местам каждый день. Некоторые дела я делаю всего раз в неделю, например, меняю постельное бельё. Что-то я делаю всего раз в месяц, например, чистку лица. И об этом всём я расписала в приложении. Приложение само собой расставило все дела по датам, и каждый день, открывая его, я вижу все свои рутинные дела именно на конкретный день.

doit

Отличительная особенность этого приложения от многих других из категории GTD заключается в том, что когда вы создаёте какое-либо дело, то к нему можно привязать много параметров: контекст, теги, проекты. Например, я записываю — сделать подписку для своего блога.К этой задаче я ставлю следующие параметры: проект — блог frolova.org, контекст — компьютер. Получается, что окрыв проект «блог frolova.org» я увижу свою задачу. Также я ее увижу, если открою контекст — компьютер. Данная функция даёт большие возможности увидеть свою задачу при разных обстоятельствах. Например, у меня есть контекст «5-10-минутные дела». Туда я записываю все мелкие дела, которые можно выполнить буквально за 10 минут. И когда у меня есть эти свободные 10 минут, я захожу в контекст и смотрю, что я могу сейчас сделать.

doit_2

В данном приложении очень удобна проектная деятельность. Это значит, что вы можете создать проект, например, открыть Интернет магазин по продаже детской одежды. И уже в рамках этого проекта создавать маленькие дела-шажки, которые приблизят вас к завершению этого проекта.

doit_3

Так, например, я поступила со всеми своими месячными целями. Я просто превратила их в проекты в doit.im. А уже в каждом проекте написала маленькие шажки-дела, которые приведут меня в итоге к выполнению этого проекта. Эти маленькие дела-шажки как раз и являются целями на неделю и конкретный день. Когда заканчивается месяц, я смотрю, какие мои цели-проекты выполнены и гордо ставлю галочку.

Также мне очень удобно работать с этим приложением, когда у меня возникает какая-то мысль или просто идея. Это ещё не цель и даже не маленькое дело, а просто какая-то шальная идея. Я открываю приложение, папку inbox (входящие) и просто пишу туда свою мысль. Например, подумать о том, чтобы провести девичник. Когда каждый вечер я разбираю папку inbox, я просматриваю все свои записи в ней и решаю, к какому времени или проекту относится моя идея. Я разбиваю просто своё желание на конкретные цели и шажки, записав их все сразу же в приложение и поставив для них нужные теги, контекст и срок.

В данном приложении в платной версии есть возможность прописать все свои цели. У меня обычная бесплатная версия, поэтому эта функция мне недоступна. Пока я не вижу смысла платить некоторую сумму денег, пусть и небольшую, за функционал, который в целом не так-то и важен для меня в данном конкретном приложении.

Таким образом, получается, что мне не приходится держать свои мысли в голове, тем самым теряя бОльшую часть из них, потому что я просто их забываю. Так же мне не приходится теряться перед выбором, на какую же страничку ежедневника написать эту идею, а потом её еще раз несколько раз переписав её туда-сюда.

Для меня конкретно нашёлся лишь один недостаток ведения электронного планера в отличие от бумажного. Когда все твои дела записаны в приложении, и их не нужно много раз переписывать на разные страницы ежедневника, создаётся ощущение, что ты всесилен. Очень уж просто все несделанные пункты можно перенести на следующий день. И получается, что возможно я не трачу столько усилий по достижению этого пункта сегодня, потому что знаю, что одним нажатием клавиши я смогу перенести это дело на завтра. Но тут я думаю пока над тем, чтобы распечатывать списки дел на отдельный листок на каждый день.

Для того, чтобы понять все возможности данного приложения, посмотрите видео с подробным описанием всех его функций. Видео на английском языке. Возможно, подобные есть и на русском. Тогда вам стоит поискать. В последнее время я все обучающие видео и тексты ищу на английском языке.

После нескольких недель разработки своей системы ТМ я ей довольна на 100%. Все мои встречи записаны в календаре. Все мои рутинные дела записаны в приложении doit.im, и мне не нужно думать о том, чтобы их каждый день записывать в ежедневник, а если не записать, то я обязательно что-нибудь забуду. Все мои цели на год — месяц — неделю — день определены и тоже зафиксированы. Получается, что я всё держу под контролем и могу легко что-то изменить, не переписывая тем самым кучу списков.

Я очень надеюсь, что данный пост был вам полезен, и с удовольствием почитаю в комментариях о вашей системе планирования дел. Расскажите, как вы справляетесь с таким потоком информации, дел, планов, желаний и мечт, которые есть у каждого современного человека? Что больше любите: мобильные приложения GTD или всё-таки бумажные ежедневники?